La asimetría de información es el mayor riesgo en las compras de TI
Los proveedores negocian sus propios contratos cada semana; su organización lo hace, como mucho, una vez cada varios años. Esa asimetría se traduce en condiciones subóptimas, costes inesperados y cláusulas que solo se hacen visibles cuando surge un conflicto. La asesoría independiente elimina esa desventaja, sin ningún interés en el resultado.
Lo que obtiene
- Estrategia de licitación — estudio de mercado, pliego de condiciones y criterios de ponderación objetivos y defendibles.
- Comparación de proveedores — puntuaciones ponderadas por proveedor en precio, calidad y riesgo: transparente y a prueba de licitación.
- Negociación del contrato — acuerdos precisos, medibles y exigibles sobre SLA, salida y evolución de precios.
Público y privado
Amplia experiencia en licitaciones europeas en administración pública, educación y sectores regulados, además de procesos de compra en el sector privado. Para clientes del sector público, cada paso se diseña conforme al derecho de contratación pública: criterios objetivos, igualdad de trato y un expediente que resiste cualquier revisión.
IA y SaaS con IA integrada
La IA cada vez viene incluida en el software que de todos modos va a comprar. El momento de fijar las condiciones es durante la selección y la licitación, no después. Integramos por defecto la clase de riesgo, las cláusulas de IA y los requisitos del EU AI Act en el pliego de condiciones. Más información en la página de Compras de IA.
Cómo lo abordamos
Un proyecto de compras de TI tiene fases fijas. Cuanto más rigurosas las dos primeras, menos sorpresas en la última. Acompañamos el proyecto completo o una parte, según lo que su propio equipo ya tenga.
- Necesidad y exploración del mercado — Traducimos la necesidad a un pliego de requisitos funcional y lo contrastamos con el mercado: qué proveedores pueden suministrarlo, qué modelos de precio son habituales y dónde está el margen de negociación. Para clientes públicos esto incluye la elección del procedimiento (abierto, restringido o con negociación, por ejemplo) y una consulta preliminar al mercado cuando resulta útil.
- Criterios de selección y adjudicación — Elaboramos criterios de ponderación objetivos, medibles y defendibles, con un sistema de puntuación fijado de antemano. Así la valoración sigue siendo explicable, incluso ante una reclamación o un recurso. El mismo sistema funciona en el sector privado para objetivar los debates internos sobre 'el mejor' proveedor.
- Evaluación y negociación — Puntuamos las ofertas según el sistema fijado, celebramos reuniones de verificación y negociamos, donde el procedimiento lo permite, precio, SLA, salida y evolución de precios. En proyectos privados la negociación suele ser la fase donde más valor se gana o se pierde.
- Contratación y traspaso — El contrato se desarrolla con acuerdos medibles y una estructura de gobierno, y se traspasa al responsable del contrato. Lo esencial de una buena gestión contractual se describe en gestión de proveedores transferible; la gestión continua puede realizarse a través de VendorManager.nl.
Una situación reconocible
El contrato de una aplicación SaaS crítica para el negocio, por ejemplo el sistema de RR. HH. o el financiero, vence en doce meses. El proveedor ha enviado una propuesta de renovación con una subida de precio del 15% y nuevas funciones de IA incluidas por defecto en el paquete. El departamento de compras tiene amplia experiencia en licitaciones, pero no en las preguntas específicas de TI: ¿la subida está en línea con el mercado?, ¿cuáles son los costes reales a cinco años incluyendo implantación y migración?, ¿quién es propietario de los datos en caso de salida? y ¿qué obligaciones traen las funciones de IA bajo la Ley de IA de la UE? Renovar parece la opción segura, pero el mercado ha cambiado en cinco años: han entrado nuevos proveedores, los paquetes existentes se han trasladado a la nube y los modelos de precio han pasado de licencias a uso.
Por eso el enfoque empieza con una exploración del mercado: qué soluciones están disponibles ahora, qué ofrecen funcionalmente frente al paquete actual y cómo se comparan los costes totales a cinco años con la propuesta de renovación. El paquete actual es uno de los candidatos, no el punto de partida. Sobre la base de un pliego funcional y una comparación ponderada de tres a cinco soluciones se decide si merece la pena licitar o si basta una renegociación bien preparada con el proveedor actual, ahora con una alternativa real sobre la mesa. En ambos casos se fijan de antemano la evolución de precios, la salida, la propiedad de los datos y las cláusulas de IA, para que la organización no vuelva a verse contra las cuerdas dentro de cinco años.
¿Cuándo es relevante?
- Hay una licitación o una renovación contractual importante prevista y su departamento de compras tiene poca experiencia con los riesgos específicos de TI.
- El proveedor actual parece la única opción realista y quiere saber si realmente es así.
- Una licitación anterior condujo a un contrato que en la práctica resultó más caro o más limitado de lo esperado.
- Compra software que incorpora IA y quiere regular de antemano en el contrato los requisitos de la Ley de IA de la UE.
- Quiere una segunda opinión sobre un borrador de contrato antes de firmar.
Preguntas frecuentes
¿También asesoran en licitaciones europeas?
Sí — amplia experiencia en licitaciones europeas en administración pública, educación y sectores regulados, desde la estrategia de licitación hasta la adjudicación y contratación.
¿Pueden encargarse solo de la negociación?
Sí. La asesoría es modular: desde un ciclo de compras completo hasta solo la negociación del contrato o una segunda opinión sobre un borrador de contrato.
¿Cómo se garantiza que la compra sea a prueba de licitación?
Mediante criterios de adjudicación objetivos y ponderados, igualdad de trato entre licitadores y un expediente completo en cada paso. Digital Sourcing conoce ambos lados de la mesa: como asesor de entidades adjudicadoras y como licitador.
¿Cuánto dura un procedimiento de licitación?
Un procedimiento abierto europeo requiere como mínimo varios meses desde la publicación; incluyendo preparación, evaluación y contratación, cuente entre seis y nueve meses. Los proyectos privados son más cortos, pero también ahí la calidad de la preparación determina el plazo. Siempre planificamos hacia atrás desde la fecha en que debe empezar el nuevo contrato y el plazo de preaviso del actual.
¿Cómo evitamos la dependencia del nuevo proveedor?
Incluyendo la salida, la propiedad de los datos, la portabilidad y las obligaciones de traspaso como criterio de adjudicación y como condición contractual, no como anexo posterior. Además, limitando la evolución de precios y haciendo explícitas las renovaciones en lugar de tácitas.
¿Trabajan también con nuestro abogado interno?
Sí. Nosotros nos centramos en la parte sustantiva y comercial: requisitos, criterios, puntuación y negociación. La revisión jurídica del procedimiento y del contrato se realiza en colaboración con su propio abogado o asesor en contratación.
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