Los proveedores activan la IA mediante una actualización, un nuevo nivel de licencia o una carta de precios. Nos aseguramos de que sus requisitos estén sobre la mesa antes que sus condiciones: en la selección, en la renovación y en la próxima carta de precios.
La mayoría de las organizaciones no compran IA; la reciben de regalo. Microsoft 365, Salesforce, su sistema de RR. HH., la herramienta de helpdesk: cada trimestre se añaden funciones de IA, a menudo activadas por defecto y a veces con sobreprecio. El contrato que firmó no dice nada al respecto. Las compras de IA son el oficio de arreglarlo de todos modos, en los tres momentos en los que aún tiene algo que decir.
El único momento en el que los requisitos no cuestan nada extra. Quien no fija aquí el uso de datos, el entrenamiento de modelos, la responsabilidad y la opción de desactivar funciones de IA, negocia después desde cero.
Una actualización, una nueva licencia (la variante 'Copilot'), un acuerdo de tratamiento de datos modificado. Es el momento de una adenda de IA: breve, concreta, sin reabrir todo el contrato.
La última oportunidad con palanca. Cada renovación de su registro es un momento de decisión para poner en orden de una vez las condiciones de IA, el precio y el uso.
Qué funciones de IA están activadas en qué aplicaciones, quién las usa y para qué, y en qué clase de riesgo del EU AI Act encaja eso. De ahí se deriva, por sistema, qué puede exigir al proveedor y qué debe organizar usted mismo.
Un pliego de requisitos con preguntas de IA que el proveedor debe responder de forma concreta, con ponderación. Utilizable en una licitación europea y en una solicitud de ofertas privada.
Uso de datos, entrenamiento de modelos, transparencia sobre nuevas funciones, responsabilidad por los resultados de la IA, ubicación del tratamiento y salida, como cláusulas en un contrato nuevo o como adenda a uno existente.
La IA que su proveedor compra a terceros (proveedores de modelos, subencargados): visibilidad, derecho de aprobación ante cambios y traslado de sus requisitos a esas partes.
Un proveedor que responde a estas preguntas con soltura suele ser también el que está dispuesto a fijarlas en el contrato. El que las esquiva le ha dado su primera conclusión.
El reglamento impone las obligaciones más pesadas al proveedor de un sistema de IA, pero la organización que lo utiliza tiene obligaciones propias: saber qué IA emplea, seguir las instrucciones del proveedor, organizar la supervisión humana donde se exige y, en usos de alto riesgo, poder demostrar que lo hace. Las obligaciones entran en vigor por fases; la fecha que cuenta para usted depende del uso.
En la práctica eso significa: un inventario correcto, contratos que obliguen al proveedor a cumplir sus deberes y un momento fijo al año para revisarlo. Eso último es exactamente lo que VendorManager.nl hace como servicio: mantener el inventario de IA con clases de riesgo, archivar las adendas y declaraciones de IA de los proveedores en el expediente, y preparar cada renovación y revisión anual con las condiciones de IA incluidas.
Las cláusulas de IA no son lo mismo que el acuerdo de tratamiento de datos. Este regula los datos personales bajo el RGPD; las cláusulas de IA cubren también datos no personales, entrenamiento de modelos, responsabilidad por los resultados, transparencia sobre nuevas funciones y la opción de desactivar la IA. Necesita ambos, y no deben contradecirse.
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