El contrato está firmado; ahora el servicio todavía tiene que mudarse. La transición es el paso en el que la mayoría de los proyectos de sourcing aún pierden dinero, tiempo o confianza: conocimiento que está en las cabezas, datos que no pueden trasladarse, un proveedor antiguo sin prisa. Dirigimos esa transición como un proyecto, con un plan que firman ambos proveedores.
Por qué la transición es el paso en el que las cosas salen mal
En los pasos 2 y 3 todo está arreglado sobre el papel: requisitos, contrato, precio. Pero el proveedor antiguo ya ha perdido el contrato y el nuevo nunca ha visto el entorno. En ese momento nadie es automáticamente responsable del periodo intermedio.
Lo que sale mal entonces es previsible: las cláusulas de salida del contrato antiguo resultan vagas, falta documentación, licencias y dominios están a nombre del antiguo proveedor, y la fecha en que el servicio antiguo se detiene está fijada mientras el nuevo aún no se ha aceptado. Una transición dirigida como proyecto, con un responsable, un plan y un momento de aceptación, lo evita.
Lo que obtiene
- Plan de transición — un único documento con paquetes de trabajo, dependencias, hitos y la fecha en que el servicio antiguo puede apagarse de verdad; firmado por ambos proveedores.
- Transferencia de conocimiento y datos — qué se entrega (documentación, configuraciones, procedimientos, datos), en qué formato, cuándo y quién lo verifica.
- Salida del proveedor antiguo — las cláusulas de salida del contrato antiguo convertidas en obligaciones concretas: cooperación, tarifas por trabajo adicional, devolución y destrucción de datos, licencias y dominios a su nombre.
- Aceptación y seguimiento — una prueba de aceptación con criterios acordados de antemano, un periodo de atención reforzada tras la puesta en marcha y un cierre formal tras el cual comienza la gestión (paso 5).
Así lo abordamos
- Determinar la posición de salida — Leemos el contrato antiguo en cuanto a salida, cooperación, datos y propiedad, y fijamos qué debe entregar el proveedor antiguo y en qué condiciones. Esa conversación la tenemos pronto, mientras aún tiene algo que negociar.
- Plan de transición con ambas partes — Paquetes de trabajo, orden, dependencias (red, identidad, integraciones), quién hace qué y cuándo se detiene el servicio antiguo. El nuevo proveedor aporta la mayor parte; nosotros lo comprobamos y sacamos a la luz las lagunas.
- Transferir conocimiento y datos — Documentación, configuraciones y procedimientos se entregan y verifican; los datos se migran y se comprueba su integridad. Lo que está en las cabezas se escribe antes de que esas cabezas se vayan.
- Aceptar, poner en marcha, cerrar — Una prueba de aceptación según los criterios del contrato, una transición paralela o por fases donde sea posible, atención reforzada en las primeras semanas y un cierre formal con devolución y destrucción de los datos en el proveedor antiguo.
Señales de que lo necesita
- La fecha de fin del contrato antiguo está fijada, pero aún no hay plan de transición.
- La documentación y los procedimientos están en manos del proveedor antiguo o de un único administrador interno.
- Licencias, nombres de dominio o certificados están a nombre del proveedor.
- El nuevo contrato dice mucho sobre el servicio y poco sobre la transición.
- El proveedor antiguo responde con lentitud desde que sabe que se va.
Preguntas frecuentes
¿Quién dirige la transición: el nuevo proveedor o ustedes?
El nuevo proveedor hace la mayor parte del trabajo y suele entregar el borrador del plan de transición. Nosotros dirigimos el proyecto en su nombre: comprobamos el plan, vigilamos las dependencias, exigimos al proveedor antiguo sus obligaciones de salida y decidimos cuándo acepta usted.
¿Y si el contrato antiguo no tiene cláusulas de salida?
Entonces empieza con una conversación sobre la cooperación, normalmente vinculada a los últimos pagos y a lo que el proveedor antiguo aún quiera conservar de usted como cliente. Sin cláusula tiene menos palanca, así que empezamos lo antes posible. Para los contratos nuevos nos aseguramos en el paso 3 de que la salida y la transición queden cubiertas.
¿Cuánto dura una transición?
Depende del servicio: una aplicación SaaS con migración de datos no es lo mismo que un servicio de puesto de trabajo externalizado con cientos de ubicaciones. El plan de transición hace visible el plazo; la fecha en que se detiene el servicio antiguo solo la fijamos cuando el plan lo sostiene.