Waarom een sourcingstrategie?
IT-uitgaven groeien, contracten worden complexer en cloud & SaaS maken het landschap ondoorzichtig. Zonder expliciete strategie ontstaan sourcingkeuzes ad hoc: per contract, per leverancier, per incident. Het resultaat is versnippering — overlappende diensten, ongelijke voorwaarden en niemand die het geheel overziet.
Een sourcingstrategie legt vast wat uw organisatie zelf doet, wat u uitbesteedt en onder welke voorwaarden. Dat besluit is niet statisch: het wordt periodiek herzien en gekoppeld aan uw bedrijfsdoelen.
Wat u krijgt
- Make-or-buy matrix — elke IT-dienst gepositioneerd op strategisch belang en eigen kunde: zelf doen, uitbesteden, partneren of optimaliseren.
- Impactanalyse — de gevolgen van elk scenario voor kosten, governance en risico, doorgerekend en vergelijkbaar.
- Besluitdocument — een onderbouwing waarmee directie en bestuur een sourcingbesluit kunnen nemen en verantwoorden.
De aanpak
We brengen eerst uw huidige sourcingmodel, contracten, leveranciers en kosten samen in één helder beeld. Daarna positioneren we elke dienst in de make-or-buy matrix en rekenen we scenario's door. Het traject sluit af met een strategie die uw eigen team kan dragen — Digital Sourcing werkt naast uw team, niet in plaats ervan.
Voor de uitvoering van de strategie — aanbesteding, leveranciersselectie en onderhandeling — kunt u doorschakelen naar IT-inkoop & aanbesteding. Doorlopend vendormanagement en governance regelen we via VendorManager.nl.
De vier stappen
Een sourcingstrategie is geen dik rapport, maar een besluit dat uw directie kan nemen en uw organisatie kan uitvoeren. Daar werken we in vier stappen naartoe.
- Huidige situatie in beeld — We inventariseren welke IT-diensten u afneemt, van wie, tegen welke kosten en met welke afhankelijkheden. Daarbij kijken we ook naar de eigen organisatie: welke kennis en capaciteit is aanwezig, waar zit de kwetsbaarheid (bijvoorbeeld één beheerder die alles weet) en welke contracten lopen binnenkort af.
- Make-or-buy matrix — Elke dienst positioneren we op twee assen: strategisch belang voor uw organisatie en de mate waarin u de dienst zelf beheerst. Dat levert per dienst een richting op: zelf doen en versterken, uitbesteden, partneren of optimaliseren. De matrix maakt het gesprek met directie en bestuur concreet, omdat elke keuze zichtbaar en vergelijkbaar is.
- Scenario's doorrekenen — Voor de diensten waar de richting verandert, werken we scenario's uit met kosten over meerdere jaren, transitierisico's, gevolgen voor personeel en governance, en de benodigde contractvorm. Ook de optie 'niets doen' rekenen we door, zodat de vergelijking eerlijk is.
- Besluit en routekaart — Het traject sluit af met een besluitdocument en een routekaart met volgorde, tijdlijn en verantwoordelijken. De uitvoering, zoals een aanbesteding of onderhandeling, kan doorlopen via IT-inkoop & aanbesteding. Wilt u eerst zelf een indruk krijgen? Lees dan het artikel Make-or-buy: zelf doen of uitbesteden.
Een herkenbare situatie
Een organisatie met circa 600 medewerkers heeft de infrastructuur al enkele jaren in de cloud en gebruikt ruim veertig SaaS-applicaties, van kantoorautomatisering en CRM tot HR, financiën en een tiental afdelingsspecifieke tools. Binnen achttien maanden lopen de contracten van de drie grootste leveranciers af, samen goed voor meer dan de helft van het IT-budget, en de regie-organisatie bestaat uit vier mensen die vooral incidenten en verlengingen afhandelen. De vraag is niet langer 'cloud of niet', maar welke afhankelijkheden de organisatie bewust wil aangaan, waar eigen regie en kennis onmisbaar zijn en welke verlengingen als één samenhangende onderhandeling moeten worden benaderd in plaats van als drie losse. In de make-or-buy matrix blijkt bijvoorbeeld dat het beheer van de kernapplicatie strategisch is maar volledig bij de leverancier ligt, terwijl het eigen team veel tijd steekt in het beheer van standaardtooling die net zo goed volledig als dienst kan worden afgenomen. De strategie legt de gewenste verdeling vast en gebruikt de verlengingscyclus als moment om die verdeling contractueel te realiseren: regie en data-eigendom terug bij de organisatie, standaardbeheer naar de leverancier.
Wanneer is dit relevant?
- Meerdere grote cloud- of SaaS-contracten lopen binnen één tot twee jaar af en de keuze 'verlengen, herverdelen of anders' ligt open.
- IT-kosten stijgen jaar op jaar zonder dat duidelijk is welke keuzes daaraan ten grondslag liggen.
- Kennis zit bij enkele medewerkers en de continuïteit is daarmee kwetsbaar.
- Directie of toezicht vraagt om een onderbouwd standpunt over cloud, uitbesteding of insourcing.
- Een fusie, reorganisatie of nieuw bedrijfsplan maakt herijking van het IT-landschap nodig.
Veelgestelde vragen
Voor welke organisaties is een sourcingstrategie relevant?
Voor elke organisatie die afhankelijk is van meerdere IT-leveranciers — publiek en privaat. In de praktijk speelt de vraag het sterkst bij organisaties met 10+ IT-contracten of een aanstaande grote beslissing (cloudmigratie, contractverlenging, reorganisatie).
Hoe lang duurt een sourcingstrategie-traject?
Een eerste overzicht van contracten en scenario's staat doorgaans binnen enkele weken. De volledige doorlooptijd hangt af van de omvang van uw leverancierslandschap en de beschikbaarheid van contractinformatie.
Is het advies onafhankelijk?
Ja. Digital Sourcing verkoopt zelf geen software of licenties en heeft geen belang bij een leverancier of oplossing. De make-or-buy afweging wordt uitsluitend gemaakt op basis van uw situatie.
Is uitbesteden altijd goedkoper?
Nee. Uitbesteden verlaagt vaak de directe kosten van de dienst, maar voegt regie-, transitie- en contractkosten toe. Voor diensten met een hoog strategisch belang kan zelf doen juist verstandiger zijn. De make-or-buy analyse maakt precies dat onderscheid en rekent de totale kosten over meerdere jaren door.
Wat is de rol van ons eigen IT-team in het traject?
Een centrale. Het team levert de inhoudelijke kennis over de diensten en is degene die de strategie straks moet dragen. We werken in korte werksessies met IT, inkoop en financiën, zodat het resultaat gedragen is en niet als extern rapport in een la belandt.
Hoe verhoudt dit zich tot een cloudstrategie?
Een cloudstrategie is een deelvraag van de sourcingstrategie: cloud is één van de manieren om een dienst in te vullen. De sourcingstrategie bepaalt eerst wat u zelf doet en wat u afneemt; daarna volgt per dienst of cloud, on-premises of een hybride vorm passend is.
Toets uw sourcingmodel
Plan een vrijblijvend gesprek met Bob Goosen of doe eerst de gratis Sourcing Quickscan.
Plan een gesprek