SaaS-stapeling is het stille lek in uw IT-budget
Elke afdeling koopt zijn eigen tools, licentietellingen groeien mee met piekbezetting maar krimpen nooit, en jaarlijkse prijsindexaties lopen ongemerkt door. In de praktijk levert het vergelijken van werkelijk gebruik met de contracten vrijwel altijd besparingen op — zonder prestatieverlies.
Wat u krijgt
- Gebruiksanalyse — werkelijk gebruik per licentie en dienst vergeleken met wat u contractueel afneemt.
- Besparingsanalyse — onnodige licenties, dubbele SaaS en heronderhandelbare tarieven doorgerekend naar een concreet besparingspotentieel.
- Contractoptimalisatie — verlengingen benut als onderhandelmoment: volumes, voorwaarden en SLA's aangescherpt.
Compliance hoort erbij
Kostenoptimalisatie en compliance zijn twee kanten van dezelfde analyse: wie weet wat er draait, weet ook waar AVG-, ISO 27001- en DORA-risico's zitten. Zie ook Security, Compliance & Risk.
Wilt u de bewaking doorlopend beleggen in plaats van eenmalig? Dat regelt VendorManager.nl op abonnementsbasis — inclusief verlengingsradar en kostenbewaking per verlenging.
Zo pakken we het aan
Een cloud- en SaaS-optimalisatie bij Digital Sourcing verloopt in vier stappen. Elke stap levert een tussenresultaat op dat u ook zonder de volgende stap kunt gebruiken.
- Inventarisatie — We verzamelen alle contracten, facturen en licentieoverzichten van cloud- en SaaS-leveranciers, inclusief de abonnementen die buiten IT om zijn afgesloten (bijvoorbeeld via creditcard of per afdeling). Het resultaat is één register met per dienst de contractwaarde, looptijd, opzegtermijn en indexatieclausule.
- Gebruiksanalyse — Per dienst vergelijken we het werkelijke gebruik met de gecontracteerde aantallen: actieve gebruikers versus betaalde seats, verbruikte capaciteit versus gereserveerde capaciteit, gebruikte modules versus de afgenomen bundel. Waar beheerportalen geen data geven, werken we met steekproeven en gesprekken met de eigenaren.
- Besparingsscenario's — We rekenen de opties door: seats afschalen, overlappende tools samenvoegen, reserved instances of commitment-kortingen inzetten, en tarieven heronderhandelen bij de eerstvolgende verlenging. Elk scenario krijgt een besparing, een risico-inschatting en een uitvoeringsdatum.
- Uitvoering en borging — We voeren de onderhandelingen of ondersteunen uw eigen team daarbij, en leggen de afspraken vast in een contractkalender zodat verlengingen niet meer ongemerkt doorlopen. Zie ook de contractkalender en het artikel over SaaS-stapeling.
Een herkenbare situatie
Een organisatie met circa 400 medewerkers gebruikt drie tools voor documentsamenwerking, betaalt voor 450 licenties van een pakket waarvan er 280 maandelijks actief zijn, en zag de jaarprijs van een kernapplicatie in drie jaar met 28% stijgen door een indexatieclausule die nooit is betwist. Geen van deze punten stond op de agenda, omdat elk contract een andere eigenaar had. Na inventarisatie en gebruiksanalyse blijkt in zo'n situatie doorgaans dat 15 tot 25% van de jaarlijkse SaaS-uitgaven zonder functieverlies kan vervallen of heronderhandeld kan worden.
Wanneer is dit relevant?
- Uw SaaS-uitgaven groeien sneller dan uw organisatie, zonder dat iemand kan uitleggen waarom.
- Er komen binnen twaalf maanden meerdere grote verlengingen aan (bijvoorbeeld Microsoft 365, Salesforce, Atlassian of een ERP in de cloud).
- Afdelingen sluiten zelf abonnementen af en IT ontdekt dat pas bij de factuur of bij een security-incident.
- U bereidt een cloudmigratie voor en wilt vooraf weten welke contracten mee moeten en welke kunnen stoppen.
- Een auditor of toezichthouder vraagt om een compleet overzicht van externe verwerkers en cloudleveranciers.
Veelgestelde vragen
Hoeveel valt er doorgaans te besparen?
Dat verschilt per organisatie, maar het vergelijken van werkelijk gebruik met contracten levert in de praktijk vrijwel altijd structurele besparingen op — via geschrapte licenties, opgeruimde SaaS-stapeling en heronderhandelde tarieven.
Hebben jullie belang bij een bepaalde cloudleverancier?
Nee. Digital Sourcing verkoopt geen software of licenties en ontvangt geen vergoedingen van leveranciers. De analyse dient uitsluitend uw belang.
Wat heb ik nodig om te starten?
Uw contracten en facturen, en waar beschikbaar gebruiksdata uit de beheerportalen van uw leveranciers. Een eerste overzicht staat doorgaans binnen enkele weken.
Werken jullie ook met FinOps-tooling?
Ja, waar die aanwezig is gebruiken we de data uit uw FinOps- of SaaS-managementtooling als startpunt. Tooling is echter geen voorwaarde: de meeste besparingen zitten in contracten en gebruik, niet in dashboards. Waar tooling ontbreekt, werken we met de exportmogelijkheden van de leveranciersportalen.
Wat gebeurt er met de opgeruimde licenties?
Die schalen we af bij de eerstvolgende contractuele mogelijkheid. Veel SaaS-contracten staan tussentijds afschalen niet toe; dan leggen we het moment vast in de contractkalender en bereiden we de onderhandeling voor, zodat u bij de verlenging niet opnieuw voor piekaantallen betaalt.
Kan dit ook voor één groot contract in plaats van het hele landschap?
Ja. Een gerichte analyse van één verlenging, bijvoorbeeld een Microsoft- of ERP-contract, is een veelvoorkomende start. De aanpak is dezelfde, alleen de scope is kleiner.
Toets uw sourcingmodel
Plan een vrijblijvend gesprek met Bob Goosen of doe eerst de gratis Sourcing Quickscan.
Plan een gesprek