Het contract is getekend; nu moet de dienst nog verhuizen. De overgang is de stap waar de meeste sourcingtrajecten alsnog geld, tijd of vertrouwen verliezen: kennis die in hoofden zit, data die niet mee kan, een oude leverancier die geen haast heeft. Wij leiden die overgang als project, met een plan dat beide leveranciers tekenen.
Waarom de overgang de stap is waar het misgaat
In stap 2 en 3 is alles op papier geregeld: eisen, contract, prijs. Maar de oude leverancier heeft het contract al verloren en de nieuwe heeft de omgeving nog nooit gezien. Niemand is op dat moment vanzelf verantwoordelijk voor de periode ertussen.
Wat er dan misgaat is voorspelbaar: de exitbepalingen in het oude contract blijken vaag, documentatie ontbreekt, licenties en domeinen staan op naam van de oude partij, en de datum waarop de oude dienst stopt ligt vast terwijl de nieuwe nog niet is geaccepteerd. Een overgang die als project wordt geleid, met een eigenaar, een plan en een acceptatiemoment, voorkomt dat.
Wat u krijgt
- Transitieplan — één document met werkpakketten, afhankelijkheden, mijlpalen en de datum waarop de oude dienst echt uit mag; getekend door beide leveranciers.
- Kennis- en dataoverdracht — wat er overgedragen wordt (documentatie, configuraties, procedures, data), in welk formaat, wanneer en wie het controleert.
- Exit van de oude leverancier — de exitbepalingen uit het oude contract omgezet in concrete verplichtingen: medewerking, tarieven voor extra werk, teruggave en vernietiging van data, licenties en domeinen op uw naam.
- Acceptatie en nazorg — een acceptatietest met vooraf afgesproken criteria, een periode van verhoogde aandacht na livegang, en een formele afsluiting waarna het beheer (stap 5) begint.
Zo pakken we het aan
- Exitpositie bepalen — We lezen het oude contract op exit, medewerking, data en eigendom, en leggen vast wat de oude leverancier moet leveren en tegen welke voorwaarden. Dat gesprek voeren we vroeg, zolang u nog iets te onderhandelen hebt.
- Transitieplan met beide partijen — Werkpakketten, volgorde, afhankelijkheden (netwerk, identiteit, koppelingen), wie wat doet en wanneer de oude dienst stopt. De nieuwe leverancier levert het grootste deel; wij toetsen het en leggen de gaten bloot.
- Kennis en data overdragen — Documentatie, configuraties en procedures worden overgedragen en gecontroleerd; data gemigreerd en geverifieerd op volledigheid. Wat in hoofden zit, wordt opgeschreven voordat die hoofden vertrekken.
- Accepteren, live gaan, afsluiten — Een acceptatietest tegen de criteria uit het contract, een parallelle of gefaseerde overgang waar dat kan, verhoogde aandacht in de eerste weken en een formele afsluiting met teruggave en vernietiging van data bij de oude partij.
Signalen dat u dit nodig hebt
- De einddatum van het oude contract staat vast, maar er is nog geen transitieplan.
- Documentatie en procedures zitten bij de oude leverancier of bij één eigen beheerder.
- Licenties, domeinnamen of certificaten staan op naam van de leverancier.
- Het nieuwe contract zegt veel over de dienst en weinig over de transitie.
- De oude leverancier reageert traag sinds hij weet dat hij vertrekt.
Veelgestelde vragen
Wie leidt de overgang: de nieuwe leverancier of wij?
De nieuwe leverancier doet het meeste werk en levert meestal het concept-transitieplan. Wij leiden het project namens u: toetsen het plan, bewaken de afhankelijkheden, houden de oude leverancier aan zijn exitverplichtingen en bepalen wanneer u accepteert.
Wat als het oude contract geen exitbepalingen heeft?
Dan begint het met een gesprek over medewerking, meestal gekoppeld aan de laatste betalingen en aan wat de oude leverancier nog aan u wil houden. Zonder clausule hebt u minder hefboom, dus we beginnen zo vroeg mogelijk. Voor nieuwe contracten zorgen we in stap 3 dat exit en transitie wél vastliggen.
Hoe lang duurt een overgang?
Dat hangt af van de dienst: een SaaS-applicatie met een datamigratie is iets anders dan een uitbestede werkplekdienst met honderden locaties. Het transitieplan maakt de doorlooptijd zichtbaar; de datum waarop de oude dienst stopt, leggen we pas vast als het plan dat draagt.